Datenschutz

Allgemeine Hinweise und Geltungsbereich

Diese Erklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten Lumière GmbH verarbeitet, zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen eine Person persönlich identifiziert werden kann.

Sie gilt für drei voneinander getrennte Bereiche:

• Teil A: den Besuch dieser öffentlichen Website sowie die Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon;
• Teil B: das Fallanfrageformular für Jugendämter und fallführende Fachkräfte;
• Teil C: die interne Lumière Mitarbeiter-App, die ausschließlich von Beschäftigten der Lumière GmbH genutzt wird.

Die Website selbst ist bewusst schlank gehalten: Abgesehen vom Fallanfrageformular enthält sie keine Formulare, keine Registrierung, keine Kommentarfunktion, keine eingebetteten Karten oder Videos und keine Werkzeuge zur Reichweitenmessung. Die Mitarbeiter-App ist dagegen ein Arbeitsmittel, das umfangreich personenbezogene und besonders schutzwürdige Daten verarbeitet; sie wird deshalb in Teil C gesondert beschrieben.

Verantwortlicher

Verantwortlich für alle in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen ist:

Lumière GmbH
Gräulinger Straße 121
40625 Düsseldorf
Deutschland
Telefon: 0162 9192336
E-Mail: info@lumiere-jugendhilfe.de

Vertreten durch den Geschäftsführer: Mohamed Oualid Mhadhbi

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

Teil A: Öffentliche Website

Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit https:// beginnt und ein Schloss-Symbol angezeigt wird. Inhalte, die Sie an uns übermitteln, können bei aktiver Verschlüsselung nicht von Dritten mitgelesen werden.

Aufruf der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch Informationen verarbeitet, die Ihr Browser übermittelt. Erfasst werden üblicherweise:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• aufgerufene Seite oder Datei
• Referrer-URL, sofern übermittelt
• verwendeter Browser und dessen Version
• verwendetes Betriebssystem
• HTTP-Statuscode
• übertragene Datenmenge

Zweck: technische Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website sowie Aufklärung im Fall von Angriffen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb dieser Website.

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nicht zur Identifizierung einzelner Personen ausgewertet.

Die Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht. Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach der Konfiguration des Hosting-Anbieters.

Hosting

Diese Website wird bei Vercel gehostet. Dabei werden die technischen Zugriffsdaten verarbeitet, die im vorstehenden Abschnitt beschrieben sind. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung dieser Website.

Optionale Zusatzfunktionen des Anbieters zur Reichweiten- oder Leistungsmessung – insbesondere Vercel Analytics und Vercel Speed Insights – sind nicht aktiviert. Eine Analyse des Nutzungsverhaltens findet nicht statt.

Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns dabei freiwillig mitteilen, ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens. Für Fallanfragen von Jugendämtern und fallführenden Fachkräften steht zusätzlich das in Teil B beschriebene Formular zur Verfügung.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen. Haben Sie uns eine Einwilligung erteilt, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage; eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Bitte übermitteln Sie über unverschlüsselte E-Mail keine besonders sensiblen Angaben und keine detaillierten Informationen über minderjährige Personen. Für vertrauliche Sachverhalte vereinbaren wir gerne telefonisch einen sicheren Übermittlungsweg.

Ihre Anfrage und die damit verbundenen Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck der Speicherung entfällt, Sie uns zur Löschung auffordern oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht endet. Erledigte allgemeine Anfragen löschen wir spätestens nach sechs Monaten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Bewerbungen

Die Karriereseite dieser Website enthält weder ein Bewerbungsformular noch eine Upload-Möglichkeit. Bewerbungen erreichen uns ausschließlich per E-Mail an die oben genannte Adresse.

Wir verarbeiten die übermittelten Bewerbungsunterlagen ausschließlich zum Zweck des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zugriff erhalten nur die intern mit dem Auswahlverfahren befassten Personen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO fordern wir nicht an. Übermitteln Sie solche Angaben von sich aus, werden sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mitverarbeitet.

Abgelehnte Bewerbungen löschen wir spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Eine Aufnahme in einen Bewerberpool erfolgt nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung und für höchstens zwölf Monate; diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Cookies, lokale Speicherung und externe Dienste

Diese Website setzt keine Cookies und legt nach aktuellem technischem Stand keine Informationen im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage, sessionStorage) ab. Es werden keine Analysewerkzeuge, Werbenetzwerke, Social-Media-Pixel, extern eingebetteten Karten, Videos oder CAPTCHA-Dienste eingesetzt.

Schriftarten, Bilder, Symbole und Skripte werden lokal beziehungsweise über die für den technischen Betrieb erforderliche Hosting-Infrastruktur bereitgestellt.

Über den Link „Datenschutzeinstellungen“ im Fußbereich der Website können Sie jederzeit einsehen, welche Funktionen aktiv sind. Gegenwärtig sind das ausschließlich technisch notwendige Funktionen; es gibt keine optionalen Dienste, in die Sie einwilligen müssten. Das Öffnen und Schließen dieses Fensters speichert deshalb nichts auf Ihrem Endgerät. Sollten künftig optionale Dienste hinzukommen, würde ausschließlich Ihre Auswahl im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt, damit sie beim nächsten Besuch beachtet werden kann; wir würden diese Erklärung zuvor entsprechend ergänzen.

Empfänger der Daten (Website)

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt an den Hosting-Anbieter, soweit dies für den technischen Betrieb der Website erforderlich ist, an den E-Mail-Dienstleister, soweit Sie uns per E-Mail oder über das Fallanfrageformular kontaktieren, sowie an Ihren eigenen E-Mail- beziehungsweise Telefonanbieter. Eine darüber hinausgehende Übermittlung an Dritte findet nicht statt.

Teil B: Fallanfrageformular

Zweck und Kreis der Nutzer

Jugendämter und fallführende Fachkräfte können über das Fallanfrageformular eine zunächst anonymisierte Anfrage an Lumière GmbH richten. Zweck der Verarbeitung ist die Prüfung der Anfrage, die Kontaktaufnahme und die Abstimmung des weiteren Vorgehens.

Verarbeitete Angaben

• Jugendamt beziehungsweise anfragende Stelle
• Name der fallführenden Fachkraft
• dienstliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• bevorzugte Rückrufzeit (freiwillig)
• Alter des jungen Menschen (nur Altersangabe, kein Geburtsdatum)
• gewünschter Aufnahmezeitpunkt und aktueller Aufenthaltsrahmen (jeweils freiwillig)
• Art der Anfrage
• anonymisierte Kurzbeschreibung (höchstens 2.000 Zeichen)
• Ihre Bestätigung des Datenschutzhinweises und des Hinweises, dass keine Aufnahmezusage erfolgt

Das Formular ist ausdrücklich nicht für die Übermittlung von Namen, Geburtsdaten, Anschriften, Diagnosen, Gutachten, Hilfeplänen oder sonstigen vertraulichen Unterlagen des jungen Menschen vorgesehen. Es bietet keine Upload-Möglichkeit. Der Server nimmt nur die oben genannten Felder an; zusätzliche Felder führen zur Ablehnung der gesamten Übermittlung.

Verarbeitung auf dem Server und E-Mail-Versand

Die Angaben werden über eine Serverfunktion beim Website-Hoster (Vercel) geprüft und nicht in einer Datenbank gespeichert, sondern unmittelbar per E-Mail an das Postfach info@lumiere-jugendhilfe.de der Lumière GmbH weitergeleitet. Die Verbindung zum E-Mail-Server ist mit TLS (mindestens Version 1.2) verschlüsselt. Ihre dienstliche E-Mail-Adresse wird als Antwortadresse der Nachricht gesetzt, damit wir Ihnen direkt antworten können; der Betreff enthält den Namen der anfragenden Stelle.

Das Postfach der Lumière GmbH wird bei SiteGround geführt.

Schutz vor Missbrauch

Zum Schutz vor automatisierten Massenübermittlungen enthält das Formular ein für Menschen unsichtbares Prüffeld. Außerdem begrenzt der Server die Zahl der Übermittlungen auf fünf innerhalb von zehn Minuten und erkennt versehentlich doppelt abgesendete Anfragen. Dazu hält er im Arbeitsspeicher kurzzeitig eine mit einem zufälligen Wert gebildete Prüfsumme (Hash) Ihrer IP-Adresse beziehungsweise des Anfrageinhalts vor. Aus einer solchen Prüfsumme lässt sich weder die IP-Adresse noch der Inhalt zurückgewinnen; sie wird nicht auf einen Datenträger geschrieben und spätestens nach zehn Minuten verworfen. Die technische Protokollierung des Formulars hält nur fest, ob eine Übermittlung angenommen, abgelehnt oder versendet wurde – nie deren Inhalt. Im Browser speichert das Formular nichts: weder Cookies noch lokale Speicherung.

Rechtsgrundlage dieses Schutzes ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit und Verfügbarkeit des Formulars.

Rechtsgrundlage, Empfänger und Speicherdauer

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage der Anbahnung einer leistungsbezogenen Zusammenarbeit dient, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der strukturierten und sicheren Bearbeitung professioneller Fallanfragen.

Empfänger sind die bei Lumière GmbH mit der Bearbeitung betrauten Personen sowie die technisch erforderlichen Dienstleister für Website-Hosting (Vercel) und E-Mail-Bereitstellung (SiteGround).

Speicherdauer: Die übermittelten Angaben werden nach abschließender Bearbeitung grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder eine anschließende Zusammenarbeit eine längere Speicherung erfordern.

Teil C: Lumière Mitarbeiter-App

Geltungsbereich und berechtigte Nutzer

Die Lumière Mitarbeiter-App ist ein internes Arbeitsmittel der Lumière GmbH für die Organisation und Dokumentation der stationären Kinder- und Jugendhilfe. Sie ist nicht öffentlich zugänglich. Nutzen können sie nur Beschäftigte der Lumière GmbH – Geschäftsführung, Leitung und pädagogische Fachkräfte –, die von der Leitung eingeladen wurden. Eine Selbstregistrierung gibt es nicht.

Die App steht in folgenden Formen zur Verfügung:

• als Webanwendung im Browser;
• als iOS-App, verteilt über Apple TestFlight beziehungsweise den App Store;
• als Android-App, deren Verteilung über Google Play vorbereitet wird. Sie ist noch nicht veröffentlicht; ihre Funktionsweise wird hier beschrieben, soweit sie bereits feststeht.

Hinzu kommt ein Zeiterfassungsterminal in den Wohngruppen, über das Beschäftigte ihr Kommen und Gehen erfassen.

Betroffene Personen und Datenkategorien

Die App verarbeitet Daten folgender Personen:

• Beschäftigte der Lumière GmbH: Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle, Status, Zuordnung zu Wohngruppen, Dienstplan, Arbeitszeiten, interne Nachrichten und Beiträge, Angaben zu von ihnen erfassten Belegen und Posteingängen sowie die technischen Daten ihrer Anmeldung.
• Betreute junge Menschen: Identitäts- und Falldaten, pädagogische Dokumentation, Termine, Entwicklungsberichte und eine Einschätzung zur Schutzsituation. Dabei handelt es sich um Sozialdaten und regelmäßig um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, etwa Angaben zur Gesundheit.
• Weitere Personen, soweit sie in der Dokumentation erwähnt werden, zum Beispiel Sorgeberechtigte, Angehörige oder Fachkräfte anderer Stellen, sowie Absender von Briefen, die als Posteingang erfasst werden.

Zwecke

• Verwaltung der Zugänge und Berechtigungen der Beschäftigten;
• Dienstplanung und Erfassung der Arbeitszeiten;
• interne Kommunikation, Dienstübergaben und verbindliche Ansagen;
• Führung der Fallakten und der pädagogischen Dokumentation einschließlich der Dokumentation zum Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung;
• Erstellung und Freigabe von Entwicklungsberichten;
• Verwaltung von Aufgaben, Belegen und Posteingängen;
• Sicherheit des Systems und Nachvollziehbarkeit von Änderungen.

Rechtsgrundlagen

• Daten der Beschäftigten: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen – insbesondere Aufzeichnungspflichten des Arbeitszeitrechts –, sowie Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG, soweit diese Vorschrift anwendbar ist.
• Daten der betreuten jungen Menschen und weiterer Personen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO sowie für besondere Kategorien personenbezogener Daten Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG, jeweils im Rahmen der Leistungserbringung nach dem Achten Buch Sozialgesetzbuch (SGB VIII) und unter Beachtung des Sozialdatenschutzes (Sozialgeheimnis nach § 35 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie §§ 61 bis 68 SGB VIII).
• Sicherheit, Protokollierung und Missbrauchsabwehr: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 32 DSGVO.
• Speicherung auf dem Endgerät (siehe unten): § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da sie für die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Anmeldung unbedingt erforderlich ist.

Konto, Einladung, Anmeldung und Passwort

Ein Zugang entsteht nur, wenn die Leitung eine Person einlädt. Dabei wird ein Anmeldekonto mit der dienstlichen E-Mail-Adresse angelegt, und die Person erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink. Mit diesem Link legt sie ihr Passwort selbst fest; die Leitung sieht es zu keinem Zeitpunkt. Das Passwort muss mindestens zwölf Zeichen lang sein. Einladungs- und Zurücksetzen-Links gelten nur einmal und für begrenzte Zeit.

Wer sein Passwort vergessen hat, kann auf der Anmeldeseite einen Link zum Zurücksetzen anfordern. Die Antwort der Anmeldeseite ist dabei bewusst dieselbe, ob zu der Adresse ein Zugang besteht oder nicht. In der iOS-App öffnet der Link die App unmittelbar.

Ein Anmeldekonto ohne aktiven Personaldatensatz hat keinerlei Zugriff auf Inhalte der App.

Einladungs- und Zurücksetzen-E-Mails werden über einen eigenen E-Mail-Server der Lumière GmbH bei SiteGround von der Adresse developer@lumiere-jugendhilfe.de versendet. Sie enthalten die E-Mail-Adresse der Empfängerin oder des Empfängers und den jeweiligen Link, aber keine Inhalte aus der App.

Speicherung auf dem Endgerät und „Angemeldet bleiben“

Damit Sie angemeldet bleiben, während Sie mit der App arbeiten, legt die App folgende Informationen auf Ihrem Gerät ab, im Browser im lokalen Speicher (localStorage) beziehungsweise im entsprechenden Speicher der App:

• die Sitzungsdaten der Anmeldung (Zugangs- und Erneuerungstoken) sowie einen technischen Prüfwert für den sicheren Anmeldeablauf;
• eine zufällige Kennung der Sitzung, die keinen Rückschluss auf Ihre Person enthält;
• die Angabe, ob Sie „Angemeldet bleiben“ gewählt haben.

Ohne „Angemeldet bleiben“ setzt die App zusätzlich ein Sitzungs-Cookie, das nur die zufällige Kennung enthält, kein Token, und mit dem Schließen des Browsers verfällt. Fehlt es beim nächsten Start, wird die gespeicherte Sitzung beendet. Manche Browser stellen Sitzungs-Cookies beim erneuten Öffnen wieder her; auf Mobilgeräten schützt deshalb vor allem die Gerätesperre. Lässt der Browser keine Cookies zu, wird die Kennung im Sitzungsspeicher des Reiters abgelegt; die Sitzung endet dann bereits mit dem Schließen des Reiters.

Mit „Angemeldet bleiben“ bleibt die Sitzung bestehen, bis Sie sich abmelden. Wählen Sie diese Option nur auf einem eigenen, gesperrten Gerät. „Abmelden“ beendet die Sitzung auf allen Geräten.

Die App setzt keine Cookies oder vergleichbaren Technologien zu Analyse-, Werbe- oder Profilbildungszwecken ein und bindet keine Analyse- oder Werbedienste ein.

Personalverwaltung, Dienstplan und Zeiterfassung

Die Leitung verwaltet die Zugänge der Beschäftigten (Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle, Status und Zuordnung zu Wohngruppen) und erstellt den Dienstplan. Beschäftigte sehen die Dienste ihrer Wohngruppen.

Die Arbeitszeit wird am Zeiterfassungsterminal der Wohngruppe erfasst: Gewählt werden die Wohngruppe und der eigene Name; bestätigt wird mit einer persönlichen PIN. Gespeichert werden Zeitpunkt, Wohngruppe, Richtung (Kommen oder Gehen) und das verwendete Gerät. Die PIN wird nur in Form eines nicht umkehrbaren Hash-Werts gespeichert; nach mehreren falschen Eingaben wird die Eingabe vorübergehend gesperrt. Das Terminal erfasst weder Fotos noch Videos. Es hat ausschließlich das Recht, Zeiten zu erfassen, und keinen Zugriff auf Fallakten.

Fehlerhafte Zeiten werden über einen Korrekturantrag berichtigt; der ursprüngliche Wert bleibt dabei nachvollziehbar erhalten. Die Leitung kann Dienstpläne und Arbeitszeiten als PDF- oder Excel-Datei exportieren.

Interne Kommunikation und Dienstübergaben

Die Beschäftigten einer Wohngruppe tauschen sich in einem gemeinsamen Kanal aus. Dazu gehören Nachrichten mit Antworten und Erwähnungen von Kolleginnen und Kollegen, Dienstübergaben, die von der übernehmenden Person quittiert werden, und Ansagen der Leitung, deren Kenntnisnahme jede Person einzeln bestätigt. Verarbeitet werden Inhalt, Verfasserin oder Verfasser, Zeitpunkte und gegebenenfalls ein Bezug zu einer Fallakte.

Die App erzeugt interne Benachrichtigungen, etwa wenn eine Person erwähnt wird oder eine Übergabe zu quittieren ist. Sie speichert für jede Person je Wohngruppe den Zeitpunkt, bis zu dem sie den Kanal gelesen hat; daraus wird für Kolleginnen und Kollegen derselben Wohngruppe angezeigt, wer eine Nachricht gesehen hat. Ein eigenes Nachrichten-Leseprotokoll wird nicht geführt.

Eine Nachricht kann nur von ihrer Verfasserin oder ihrem Verfasser und nur innerhalb von 15 Minuten nachträglich geändert werden; eine Änderung wird als „berichtigt“ gekennzeichnet, die frühere Fassung wird nicht gespeichert. Nachrichten können zurückgenommen werden.

Fallakten, Berichte und pädagogische Dokumentation

Für jeden betreuten jungen Menschen wird eine Fallakte geführt. Sie umfasst Identitätsdaten, die getrennt von den übrigen Falldaten gespeichert werden, Einträge der pädagogischen Dokumentation, Termine, Entwicklungsberichte und die Einschätzung zur Schutzsituation. Diese Einschätzung wird mit ihrem Verlauf gespeichert, damit nachvollziehbar bleibt, seit wann sie gilt und wer sie vorgenommen hat.

Einträge der Dokumentation können nur innerhalb von 24 Stunden geändert werden. Spätere Korrekturen erfolgen als sichtbarer Nachtrag, nicht durch Überschreiben. Entwicklungsberichte werden nach ihrer Freigabe festgeschrieben.

In Listen, Aufgaben und Benachrichtigungen zeigt die App standardmäßig nur Initialen und ein Aktenzeichen, nicht den vollen Namen. Namen erscheinen nicht in Seitentiteln, Webadressen oder E-Mails der App.

Aufgaben, Belege, Posteingang, Kamera, Scanner und Mikrofon

Beschäftigte verwalten in der App Aufgaben, erfassen Belege (zum Beispiel Quittungen) und dokumentieren eingehende Briefe als Posteingang samt deren Übergabe. Dabei werden Fotos oder Scans der Dokumente gespeichert.

• Kamera: Die App greift nur dann auf die Kamera zu, wenn Sie selbst ein Foto aufnehmen oder ein Dokument scannen und den Zugriff im Betriebssystem erlaubt haben. Im Team-Kanal weist die App ausdrücklich darauf hin, keine Fotos von jungen Menschen anzuhängen.
• Dokumentenscanner: Auf iOS erkennt und entzerrt die Gerätefunktion von Apple (VisionKit) das Dokument auf dem Gerät. Auf Android nutzt die App hierfür den Dokumentenscanner aus den Google-Play-Diensten (ML Kit), der ebenfalls auf dem Gerät arbeitet. Gescannte Seiten werden nicht in der Fotomediathek abgelegt.
• Bildaufbereitung: Bevor ein Bild hochgeladen wird, verkleinert die App es auf dem Gerät und entfernt dabei alle eingebetteten Metadaten, etwa Aufnahmeort, Zeitpunkt und Gerätemodell.
• Mikrofon: Das Mikrofon wird nur verwendet, wenn Sie im Team-Kanal eine Sprachnotiz aufnehmen. Die Aufnahme beginnt und endet durch Ihre Bedienung und wird erst nach Ihrer Bestätigung übertragen.
• Anhänge: Fotos, PDF-Dateien und Sprachnotizen werden in nicht öffentlichen Speicherbereichen abgelegt (je Datei höchstens 10 MB, nur zugelassene Dateitypen). Abrufbar sind sie nur für berechtigte Personen und nur über kurzlebige, signierte Verweise.

Exporte und Verarbeitung auf dem Gerät

PDF- und Excel-Exporte (etwa Dienstpläne, Arbeitszeiten oder Berichte) werden auf dem Gerät erzeugt. Im Browser wird die Datei wie ein gewöhnlicher Download gespeichert. In der App wird sie kurzzeitig im temporären Speicher der App abgelegt und über die Teilen-Funktion des Betriebssystems angeboten; die temporäre Kopie wird danach entfernt. Wohin die Datei anschließend gelangt, bestimmt die exportierende Person im Rahmen der internen Regeln der Lumière GmbH.

Empfänger und interne Zugriffsbeschränkungen

Die Zugriffsrechte werden in der Datenbank selbst durchgesetzt, nicht nur in der Oberfläche. Beschäftigte sehen nur die Daten der Wohngruppen, denen sie zugeordnet sind. Auf Inhalte der Fallakten haben ausschließlich die pädagogischen Rollen Zugriff (Geschäftsführung, Leitung und pädagogische Fachkräfte). Die Verwaltung von Zugängen ist der Leitung und der Geschäftsführung vorbehalten.

Die App enthält keine Funktion, mit der Daten an Jugendämter, Gerichte oder andere Stellen übermittelt werden. Solche Übermittlungen erfolgen außerhalb der App und nur, soweit eine gesetzliche Grundlage besteht. Darüber hinaus erhalten die nachfolgend genannten Dienstleister Daten, soweit dies für den Betrieb erforderlich ist.

Dienstleister, Hosting und Plattformanbieter

Für den Betrieb der App setzen wir Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO). Davon zu unterscheiden sind Plattformanbieter, über deren Dienste die App verteilt wird und die dabei Daten in eigener Verantwortung verarbeiten.

Supabase (Auftragsverarbeiter)

Supabase stellt die Datenbank, die Anmeldung, den Dateispeicher für Anhänge und Belege sowie die Serverfunktion für Einladungen bereit. Alle Inhalte der App werden dort gespeichert. Das Projekt wird in der Region Frankfurt am Main (EU) betrieben. Die App kommuniziert direkt und verschlüsselt mit Supabase; weitere Online-Dienste, etwa für Analyse, Werbung oder Schriftarten, ruft sie nicht auf.

Vercel (Auftragsverarbeiter)

Vercel liefert die Webanwendung als Dateien an den Browser aus. Dabei fallen die in Teil A beschriebenen technischen Zugriffsdaten an. Inhalte der App werden nicht über Vercel übertragen oder dort gespeichert.

SiteGround (Auftragsverarbeiter)

Über den E-Mail-Server der Lumière GmbH bei SiteGround werden die Einladungs- und Zurücksetzen-E-Mails der App sowie die Nachrichten aus dem Fallanfrageformular versendet; dort wird auch das Postfach info@lumiere-jugendhilfe.de geführt.

Apple (iOS: TestFlight und App Store)

Die iOS-App wird über Apple TestFlight und den App Store verteilt. Herunterladen, Installation und Aktualisierung setzen eine Apple-ID voraus und unterliegen den Bedingungen und Datenschutzbestimmungen von Apple; Apple verarbeitet die dabei anfallenden Daten in eigener Verantwortung. Nehmen Sie an einem TestFlight-Test teil, stellt Apple uns nach seinen Bedingungen die für die Testverwaltung erforderlichen Angaben bereit sowie Absturzberichte und Rückmeldungen, soweit Sie diese über TestFlight senden. Die Dokumentenerkennung über VisionKit erfolgt auf dem Gerät.

Google (Android: Google Play und Google-Play-Dienste)

Die geplante Android-App soll über Google Play verteilt werden; dabei würde Google die anfallenden Daten nach seinen eigenen Bedingungen und in eigener Verantwortung verarbeiten. Der Dokumentenscanner der Android-App wird von den Google-Play-Diensten auf dem Gerät bereitgestellt.

Technische Sicherheit und Protokolle

Alle Verbindungen zwischen App und Server sind verschlüsselt. Ohne aktiven Personaldatensatz besteht kein Zugriff (Grundsatz der geschlossenen Voreinstellung). Der Dienstschlüssel mit erweiterten Rechten verlässt den Server nicht.

Änderungen an Daten werden in einem Änderungsprotokoll festgehalten, das nicht nachträglich verändert werden kann: wer wann welchen Datensatz angelegt, geändert oder gelöscht hat. Bei Inhalten der Fallakten verzeichnet es nur, welche Felder geändert wurden, nicht deren Inhalt. Bei übrigen Daten, etwa Personalangaben, enthält es auch den früheren und den neuen Wert. Das bloße Lesen von Daten wird nicht protokolliert.

Darüber hinaus protokollieren die Plattformen von Supabase und Vercel technische Zugriffsdaten wie IP-Adresse und Zeitpunkt, um Betrieb und Sicherheit zu gewährleisten.

Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten in der App werden gespeichert, solange sie für die genannten Zwecke erforderlich sind. Für Fallakten und Dokumentation, für Arbeitszeitnachweise sowie für Belege bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus dem Sozial-, Arbeits-, Handels- und Steuerrecht. Die konkreten Löschfristen für die einzelnen Datenkategorien legt die Lumière GmbH unter Berücksichtigung dieser Pflichten fest. Gegenwärtig werden Daten in der App nicht automatisch gelöscht; Löschungen erfolgen im Einzelfall.

Zugänge ausgeschiedener Beschäftigter kann die Leitung deaktivieren oder sperren; ein solcher Zugang hat keinen Zugriff mehr auf Inhalte der App. Sitzungsdaten auf dem Endgerät werden mit dem Abmelden entfernt.

Datensicherung

Soweit der Datenbank-Dienstleister im Rahmen seines Dienstes Sicherungskopien anlegt, gelten für sie dieselben Bedingungen der Auftragsverarbeitung wie für die übrigen Daten der App.

Soweit die Lumière GmbH eigene Sicherungskopien der Datenbank und der gespeicherten Dateien erstellt, geschieht dies ausschließlich verschlüsselt; diese Kopien werden auf verschlüsselten Datenträgern im Verfügungsbereich der Lumière GmbH aufbewahrt und nicht in Cloud-Speichern Dritter.

Übermittlung in Drittländer

Die Datenbank der App wird in der Europäischen Union betrieben. Einzelne der genannten Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder setzen dort Unterauftragnehmer ein. Ein Zugriff aus solchen Ländern, etwa im Rahmen von Wartung und Support, lässt sich daher nicht vollständig ausschließen. Eine solche Übermittlung ist nur zulässig, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Auskunft über die im Einzelfall maßgeblichen Garantien erhalten Sie über die oben genannten Kontaktdaten.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Weder auf der Website noch in der Mitarbeiter-App findet eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Einschätzungen, etwa zur Schutzsituation eines jungen Menschen, werden ausschließlich von Fachkräften vorgenommen.

Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Diese Rechte gelten unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen. Für Sozialdaten gelten ergänzend die Vorschriften des Sozialgesetzbuchs, insbesondere §§ 82 bis 84 SGB X. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer Löschung entgegenstehen; in diesem Fall wird die Verarbeitung eingeschränkt.

Wenden Sie sich dafür an die oben genannten Kontaktdaten.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unabhängig davon haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefon: +49 (0)211 / 38424 - 0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
www.ldi.nrw.de

Version und Stand dieser Erklärung

Version 2.0 – Stand: 6. Oktober 2026

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die beschriebenen Verarbeitungen ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.